Zamów audyt i inne formy wsparcia

Usługa obejmuje weryfikację dokumentacji i założeń planowanych postępowań o udzielenie zamówień publicznych lub zamówień objętych zasadą konkurencyjności przed ich ogłoszeniem.

Celem audytu jest zapewnienie zgodności planowanych postępowań z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zasadą konkurencyjności, a także wyeliminowanie potencjalnych błędów formalnych i merytorycznych, które mogłyby skutkować nałożeniem pomniejszenie dofinansowania projektu. Audyt ma charakter prewencyjny i służy zwiększeniu bezpieczeństwa finansowego projektu oraz prawidłowemu wydatkowaniu środków publicznych

Przeanalizujemy Twój pomysł na projekt pod kątem możliwości finansowania z Programów krajowych takich jak FENIKS i polska Wschodnia oraz 16 programów dla regionów. Wskażemy kierunki przygotowania projektu, w celu aplikowania o środki we wskazanym naborze.

Jeśli przygotowałeś już wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami, zweryfikujemy czy spełniają one warunki danego naboru, w szczególności pod kątem: regulaminu naboru, wymaganych załączników, kryteriów formalnych, horyzontalnych i specyficznych danego naboru.

Analiza taka wskaże słabe i mocne punkty przygotowanej dokumentacji oraz kierunki poprawy, aby twój projekt uzyskał możliwie najwyższą punktację a tym samym zwiększył szanse na uzyskanie dofinansowania.

Jesteśmy w stanie pomóc również na etapie przygotowania wniosku i załączników. Tu zapraszamy na indywidualne konsultacje z naszymi ekspertami, zapisy w zakładce Umów się na konsultacje

Służy weryfikacji, czy instytucjonalnie jesteśmy przygotowani do realizacji projektu współfinansowanego ze środków europejskich, w szczególności pod kątem:

• posiadania systemu organizacyjnego niezbędnego do realizacji projektu – struktura zarządzania w projekcie, pełnomocnictwa do realizacji projektu, zespół projektowy wraz z oddelegowaniami i zakresem obowiązków,
• polityki rachunkowości w jednostce i obowiązku wyodrębniania ewidencji księgowej dla projektu,
• regulaminów/procedur udzielania zamówień w projektach (także planów zamówień),
• posiadania obowiązujących w jednostce wewnętrznych procedur dotyczących ochrony danych osobowych (instrukcje, polityki, zasady itp.), realizacji zasad równościowych i horyzontalnych,
• procedur wewnętrznych obowiązujących w projekcie  – dobre praktyki (np. w zakresie zasad organizacji projektu, raportowania, wzory dokumentów, np. opisu do dokumentu księgowego, procedury archiwizacji, procedury kontroli wewnętrznej – adekwatne do wielkości podmiotu i rodzaju projektu, w tym obejmujące proces zapobiegania konfliktowi interesów i zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych)
• procedur dotyczących współpracy w sytuacji, gdy projekt jest realizowany w partnerstwie,
• a także weryfikacji zasadności realizacji zaplanowanych merytorycznych zadań projektowych w terenie (zakres do ustalenia na wniosek beneficjenta), w tym: kwestie istniejących dla danego obszaru dokumentów planistycznych, opinii właściwych organów, pozwoleń/decyzji, w tym budowlanych, niezbędnych do realizacji projektu.

Audyt ma na celu wsparcie w sprawnej i skutecznej realizacji projektu oraz przygotować Cię na ewentualne kontrole, które mogą pojawić się w przyszłości.

Audyt pomoże m.in.:

• ukierunkować planowane prace projektowe,
• przeanalizować aspekty związane z zarządzaniem projektem (np. potencjał kadrowy, strukturę projektu),

• dostosowanie istniejących w instytucji procedur do wytycznych unijnych,
• gotowość lub poprawność prowadzenia zamówień konkurencyjnych na usługi i dostawy nabywane w trakcie projektu.

Zakres audyty w trakcie realizacji projektu dotyczy:

• dokumentowania wydatków i ewidencji księgowej, zapewnienia właściwej ścieżki audytu oraz prawidłowości prowadzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentacji projektu, w tym dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, rozliczenie projektu, otrzymanie stosownych koncesji lub pozwoleń oraz osiągnięcie wskaźników,
• ochrony danych osobowych,
• działań informacyjno-promocyjnych,
• realizacji obowiązków wynikających z zasad horyzontalnych, w tym Wytycznych równościowych podrozdział 5.3 oraz potwierdzenia realizacji projektu zgodnie z zasadą DNSH,
• zgodności wydatków w projekcie z przepisami krajowymi i unijnymi w zakresie udzielenia zamówień publicznych (zasada konkurencyjności, ustawa PzP),
• weryfikacji regulaminów/procedur udzielania zamówień,
• spełnienia zasad kwalifikowania personelu projektu,
• przechowywania dokumentacji projektowej.

Otrzymane wnioski poaudytowe i propozycje ich wdrożenia, pomogą w przyszłości uniknąć nieprawidłowości i korekt finansowych nakładanych przez instytucje kontrolujące projekt.

Audyt na zakończenie realizacji projektu ma zbliżony zakres do audytu w trakcie realizacji projektu (opisanego wyżej), jednak realizowany na końcowym etapie realizacji projektu. Audyt na zakończenie dodatkowo ma zweryfikować, czy założone w projekcie cele i wskaźniki zostały osiągnięte, a projekt był realizowany z uwzględnieniem zasad i wytycznych obowiązujących w systemie Funduszy Europejskich oraz zgodnie z prawem krajowym.

Dodatkowa forma konsultacji zasadności i poprawności działań projektowych, która może być uzupełnieniem opisanych wyżej audytów.