Wymagane dokumenty

• krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek. Jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku, którego dotyczy  opisywany dokument, należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku, np. jakiego rodzaju wydatki; bądź jaki % wydatków oraz wskazanie z czego wynika ten %, została uznana za kwalifikowalną;
• numer umowy o dofinansowanie; 
• w przypadku państwowych jednostek budżetowych – kod klasyfikacji budżetowej;
• kategorię kosztów (np. roboty budowlane, nieruchomości, koszty pośrednie);
• jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie  robót/usług/dostaw – dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia);
• kwotę wydatków kwalifikowalnych z wyszczególnieniem VAT (jeśli jest kwalifikowalny);
• w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN – kurs, na podstawie którego wyliczono płatność z danej faktury, na potrzeby ujęcia w księgach rachunkowych.

Pozostałe elementy opisu mogą zostać umieszczone w odrębnym dokumencie (w formie elektroniczne/papierowej, w zależności jaki system obiegu dokumentów został przyjęty u Beneficjenta), która będzie stanowiła załącznik do danego dowodu księgowego. W tym przypadku, w ww. dokumencie należy dodatkowo podać numer dowodu księgowego, którego dotyczy.

Dopuszczalne jest stosowanie elektronicznego opisu dowodów księgowych pod warunkiem, że będzie on spełniał wymogi określone powyżej oraz sposób ich sporządzania zostanie określony w wewnętrznych procedurach beneficjenta i uzgodniony z IW/IP.

W przypadku faktur elektronicznych, gdzie nie jest możliwe zamieszczenie na odwrocie faktury wymaganych informacji minimalnych (numeru umowy o  dofinansowanie/ew. kwoty wydatków kwalifikowalnych), sporządzony kompletny opis do danej faktury należy w systemie księgowym powiązać z właściwym dokumentem elektronicznym.

Dowód księgowy powinien zostać sprawdzony pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzony przez upoważnioną osobę z danej jednostki.

Dowodem zapłaty jest wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie zapłaty lub tzw. historia  rachunku lub potwierdzenie dokonania/zrealizowania przelewu, przy czym w tytule przelewu  należy podać albo numer kontraktu (umowy), zawartego z wykonawcą, z tytułu którego dokonywana jest płatność albo nr dowodu księgowego, z tytułu którego dokonywana jest płatność.

Jeżeli na dokumencie potwierdzającym dokonanie zapłaty nie widnieje kurs walutowy, należy załączyć dodatkowy dokument zawierający taką informację – dotyczy płatności za dowody księgowe wyrażone w walucie innej niż PLN.

Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku elektronicznego uznawane są za oryginały. Są to dowody opatrzone formułą „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (t.j. Dz. U. Nr 2022, poz. 2324 z późn.zm.) Nie wymaga podpisu ani stempla.

W przypadku płatności gotówkowych:

• dowód księgowy z oznaczeniem, iż zapłacono gotówką lub
• dokument „Kasa przyjmie” (KP) lub „Kasa wypłaci” (KW) – zawierający odniesienie do dowodu księgowego, bądź cel wydatkowania środków, którego KP/KW dotyczy oraz wskazujący datę dokonania płatności wraz z raportem kasowym zawierającym odniesienie do dowodu księgowego, którego KP/KW dotyczy oraz wskazującym datę dokonania płatności. Jeżeli nie jest możliwe, aby KP/KW zawierały odniesienie do dowodu księgowego, w opisie dowodu księgowego konieczne jest zamieszczenie informacji o numerach KP/KW.

Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku elektronicznego uznawane są za oryginały. Są to dowody opatrzone formułą „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (t.j. Dz. U. Nr 2022, poz. 2324 z późn.zm.) Nie wymaga podpisu ani stempla.

• Dla kontraktów na roboty budowlane:
  • obowiązkowo  dokument(y) potwierdzający(e) zakres faktycznie wykonanych prac – dokumenty te powinny być na tyle szczegółowe, aby można było zweryfikować, czy zakres wykonanych prac jest zgodny z zakresem rzeczowym projektu określonym w umowie o dofinansowanie oraz kontraktem;
  • w przypadku występowania robót zamiennych oraz wydatków wynikających ze zwiększenia wartości zamówień podstawowych albo udzielenia zamówień w trybach niekonkurencyjnych dokumenty określające charakter, zakres oraz wycenę tych robót, ich uzasadnienie dla realizacji projektu jak również sposób ich zlecenia;

• Przy dokumentowaniu wydatków związanych z kontraktem na dostawy konieczne są także:
  • dokument(y) potwierdzający(e) zakres faktycznie dostarczonych dóbr. Dokumenty te powinny być na tyle szczegółowe, aby można było zweryfikować, czy zakres przedmiotu dostawy jest zgodny z zakresem rzeczowym projektu określonym w umowie o dofinansowanie oraz kontraktem;
  • przy zakupie sprzętu używanego – oświadczenie sprzedawcy, że dany sprzęt nie był współfinansowany z udziałem środków UE;

• Przy dokumentowaniu wydatków związanych z kontraktem na usługi konieczne są:
  • dokument(y) potwierdzający(e) zakres faktycznie wykonanych usług. Dokumenty te powinny być na tyle szczegółowe, aby można było zweryfikować, czy zakres usług jest zgodny z zakresem rzeczowym projektu określonym w umowie o dofinansowanie oraz kontraktem. W przypadku, gdy umowa z wykonawcą nie przewiduje obowiązku spisania protokołu odbioru, należy dołączyć poświadczenie zakresu faktycznie wykonanych usług np. w formie oświadczenia.

• Przy dokumentowaniu wydatków pozakontraktowych wymagane są dodatkowo następujące dokumenty:
  • przy zakupie nieruchomości – operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę w rozumieniu ustawy o gospodarce nieruchomościami (lub odpowiednie strony operatu zawierające oznaczenie działki, jej wartość oraz położenie) oraz akt notarialny;
  • przy nabyciu prawa użytkowania wieczystego – operat szacunkowy (lub odpowiednie strony operatu zawierające oznaczenie działki, jej wartość oraz położenie) oraz decyzja określająca wysokość opłat (początkowej lub rocznych) za użytkowanie wieczyste;
  • przy dokumentowaniu innych wydatków pozakontraktowych – dokument/informacja potwierdzająca konieczność poniesienia danego wydatku przez beneficjenta oraz jego wysokość, zakres rzeczowy, a dodatkowo odpowiedni dokument księgowy oraz dokument potwierdzający poniesienie wydatku.
• Przy dokumentowaniu wydatków na wynagrodzenia co najmniej:
  • oświadczenie beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia są związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu realizowanego w ramach FEnIKS 2021- 2027; 
  • listę stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne wraz ze wskazaniem, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z FEnIKS 2021-2027 oraz ze wskazaniem kwalifikowalnej kwoty wynagrodzenia, listę płac, dowody zapłaty (listy płac mogą wskazywać same stanowiska pracy – bez nazwisk, ale w taki sposób, aby można było jednoznacznie zidentyfikować stanowiska finansowane w ramach projektu); 
  • instytucja zarządzająca/pośrednicząca/wdrażająca może wprowadzić dodatkowo obowiązek przekazywania opisów stanowisk pracowników/zakresów czynności pracowników, których wynagrodzenia są finansowane w ramach projektu.
• Przy dokumentowaniu amortyzacji (dotyczy to sytuacji, w której beneficjent kupuje środek trwały na potrzeby projektu, ale nie chce bądź nie może zrefundować kosztów zakupu) – dodatkowo oświadczenie, iż zakup środka trwałego nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej (nie dotyczy sytuacji, w której dotacja została przyznana na pokrycie wkładu własnego w ramach wkładu publicznego);
• Przy dokumentowaniu kosztów zajęcia pasa drogowego (w przypadku, gdy wydatek ponosi bezpośrednio beneficjenta nie wykonawca) – decyzja właściwego zarządcy drogi zezwalająca na zajęcie pasa drogowego.
• Przy dokumentowaniu opłat dokumenty potwierdzające nałożenie opłat na beneficjenta.
• Przy dokumentowaniu wydatków związanych z odszkodowaniami za utracone zbiory i naprawą szkód, wydatków związanych z opłatami/odszkodowaniami za czasowe zajęcie nieruchomości w trakcie realizacji projektu, wydatków związanych z uzyskaniem prawa dostępu do terenu budowy podczas realizacji projektu – dokumenty/informacje potwierdzające, iż wydatki te są niezbędne dla realizacji projektu oraz określające ich wysokość.
• Przy dokumentowaniu kosztów  uzgodnień warunków środowiskowych – postanowienie właściwej instytucji.
• Przy dokumentowaniu wydatków związanych z ratami leasingowymi –  dokumenty potwierdzające wysokość raty leasingowej oraz odpowiedni wyciąg bankowy.

• po otrzymaniu pierwszej transzy zaliczki aż do momentu wykorzystania i rozliczenia wszystkich transz zaliczek przewidzianych w ramach umowy o dofinansowanie – skan wyciągu bankowego dokumentującego wszystkie operacje wykonane na koncie zaliczkowym w okresie, którego dotyczy każdy kolejny  wniosek o płatność;
• skan wyciągu bankowego potwierdzającego zwrot odsetek narosłych od środków zaliczki6 (z wyjątkiem jednostek samorządu terytorialnego) od złożenia poprzedniego wniosku o płatność lub zwrot niewykorzystanej kwoty zaliczki.

tj. w formie stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych i stawek ryczałtowych

Koszty rozliczane metodą uproszczoną są traktowane jak wydatki faktycznie poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia faktur i innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na potwierdzenie poniesienia wydatku w ramach projektu.

Zakres i wymogi weryfikacji uproszczonych metod wyznaczają postanowienia metodyki ich wyliczenia lub treść regulaminu wyboru projektów.

Do wniosku o płatność końcową dodatkowo należy załączyć:

• dokumenty potwierdzające, iż wytworzony majątek jest własnością beneficjenta lub innych podmiotów zgodnie z opisem struktury własności majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu zawartym we wniosku o dofinansowanie wraz z podaniem wartości tegoż majątku ujętej w księgach rachunkowych;
• ostateczna decyzja ws. pozwolenia na użytkowanie (jeśli jest wymagana przepisami) lub zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu budowy.