Przygotowanie do kontroli

a)  poświadczających poniesienie wydatków kwalifikowalnych ujętych we wnioskach o płatność i/lub wyodrębnionej ewidencji księgowej:

• dowody księgowe: faktury, rachunki, noty księgowe, list płac oraz zawarte umowy, protokoły odbioru, zezwolenia;
• dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia: wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW;
• obowiązującą w Twojej firmie politykę rachunkowości w okresie realizacji projektu;
• sprawdź wyodrębnioną ewidencja księgową wraz z zestawianiem obrotów i sald;
• dokumenty potwierdzające przyjęcie środków trwałych do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.

b) potwierdzających zgodność zrealizowanych działań z procedurami udzielania zamówień: 

• procedury/regulamin udzielania zamówień obowiązujące w Twojej instytucji,
• sposób szacowania wartości zamówienia,
• upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu,
• oferty składane przez wykonawców w postępowaniu,
• potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców,
• uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty,
• raport z udzielonego zamówienia,
• treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą.

c) potwierdzających realizację projektu np.: 

• umowa o dofinansowanie, 
• dokumentacja dotycząca zmian w Projekcie,
• ochrona danych osobowych;
• opinie, decyzje i zezwolenia na inwestycję,
• potwierdzające osiągnięcie wskaźników,
• wyniki kontroli, audytów wewnętrznych i organów zewnętrznych związanych z realizacją projektu; 
• realizacja zadań informacji i promocji np. publikacje, raporty, broszury.
• umowy o pracę i opisy stanowisk pracy,
• oceny i decyzje środowiskowe,
• oświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością,
• dokumentacja dot. partnerstwa i porozumień (jeśli dotyczy)
• korespondencja związana z Projektem, 
• akt notarialny,
•  operat szacunkowy, opracowanie lub ekspertyza sporządzona przez rzeczoznawcę majątkowego określająca wartość środka trwałego,
•  inne dokumenty potwierdzające nabycie prawa własności lub współwłasności.

a) inwestycje np. ścieżki, budynki, podesty, wyspy pływające, czy zostały wykonane zgodnie z dokumentacją, są kompletne, są w dobrym stanie, tj. w takim, jak w dniu przyjęcia do użytkowania. Jeśli są ubytki to należy uzupełnić, a uszkodzenia naprawić.

b) wyposażenie, urządzenia, sprzęt: czy został dostarczony, jest w ilości zakupionej, jest w dobrym stanie, wykorzystywany na potrzeby realizowanego projektu, znajduje się w miejscu realizacji projektu,

c) sprzęt pływający, pojazdy: sprawne, dopuszczone do użytku,  mają wszystkie wymagane przeglądy czy pozwolenia, jest/są wykorzystywane na potrzeby projektu, 

d) tablice informacyjne i pamiątkowa są bez uszkodzeń, zbędnych opisów czy rysunków, dobrze widoczne, w miejscu realizacji projektu i uczęszczanym.

e) zabezpieczenie zakupionego sprzętu, wyposażenia, pojazdów itp. przed niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi, kradzieżą,

• przejrzyj stronę internetową:  opis na oficjalnej stronie internetowej projektu (czy zawiera wszystkie wymagane informacje? aktualne kwoty ?, prawidłowe oznaczenia itp.); 
• udokumentowanie działań: skany, zdjęcia, egzemplarze publikacji, programy konferencji itp.;
• sprawdź umieszczenie oznaczeń (znaków FE, barw RP i UE) na:
  • działaniach informacyjnych i promocyjnych,
  • dokumentach i materiałach podawanych do wiadomości publicznej,
  • produktach, sprzęcie, pojazdach, aparaturze powstałych lub zakupionych  w ramach projektu,
  • umieszczeniu w widocznym miejscu tablicy informacyjnej lub jeśli projekt nie wymaga umieszczenia tablicy informacyjnej plakatu o formacie A3.