Miej na uwadze, że kontrola to nieodłączny element realizacji każdego projektu, który otrzymał wsparcie z funduszy unijnych. Dlatego od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie, Twój projekt może być kontrolowany: w trakcie jego realizacji i/lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie i/lub w okresie trwałości. Poniżej zostały krótko opisane kontrole przeprowadzane w wymienionych okresach, aby przybliżyć Tobie ten aspekt związany z realizowanym projektem.
Termin kontroli: po złożeniu wniosku o płatność. Każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony.
Instytucja przeprowadzająca kontrolę: Instytucja, z którą została zawarta umowa.
Cel kontroli: sprawdzenie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi, tj. czy mieszczą się w
kategoriach wydatków, które można finansować z tego Programu, czy zostały ujęte we wniosku o dofinasowanie.
Zakres kontroli: pod kątem formalnym, merytorycznym i rachunkowym; weryfikacji podlegają wnioski o płatność wraz z załącznikami, w tym co najmniej próba dokumentów poświadczających poniesienie wydatki ujęte we wniosku, przekazane w wersji elektronicznej w systemie informatycznym.
Termin kontroli: po podpisaniu umowy o dofinansowanie w trakcie realizacji projektu
Instytucja przeprowadzająca kontrolę: Instytucja, z którą została zawarta umowa.
Cel kontroli: sprawdzenie czy projekt jest realizowany prawidłowo, szczególnie w tych aspektach, które nie mogą być zweryfikowane podczas kontroli wniosków o płatność np. oryginały dokumentów; wyjaśnienie problemów w realizacji projektu, które nie mogą być skutecznie rozwiązane bez wizyty na miejscu realizacji projektu. Potwierdzenie, że współfinansowane ze środków unijnych produkty zostały dostarczone a usługi i inwestycje wykonane. Sprawdzenie realizacji obowiązków działań w zakresie informacji i promocji.
Zakres kontroli: obejmuje weryfikację oryginałów dokumentów, ich przechowywanie i przestrzeganie ochrony danych osobowych, , sprawdzenie prawidłowości poniesionych wydatków w zakresie rzeczowej realizacji projektu.
Termin kontroli: na zakończenie realizacji projektu, po złożeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową a przed akceptacją tego wniosku
Instytucja przeprowadzająca kontrolę: Instytucja, z którą została zawarta umowa.
Cel kontroli: sprawdzenie czy projekt był realizowany prawidłowo szczególnie w tych aspektach, które nie mogły być zweryfikowane podczas kontroli wniosków o płatność np. oryginały dokumentów.. Sprawdzenie realizacji: rzeczowej projektu, osiągnięcia wskaźników założonych w dokumentacji projektowej, obowiązków informacji i promocji.
Zakres kontroli: kontroli podlegać będzie oryginalna dokumentacja i sprawdzony zostanie zakres rzeczowy realizowanego projektu. Chodzi o uzyskanie pewności, że istnieją i są dostępne wszystkie dokumenty obrazujące cykl życia projektu, niezbędne dla udokumentowania na poziomie beneficjentów właściwej ścieżki audytu.
Termin kontroli: po zakończeniu realizacji projektu w okresie 5 lat od daty dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta.
Instytucja przeprowadzająca kontrolę: Instytucja, z którą została zawarta umowa.
Cel kontroli: sprawdzenie, czy w odniesieniu do współfinansowanych projektów nie zaszła jedna z okoliczności, o których mowa w art. 65 rozporządzenia ogólnego, tj. sprawdzenie czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje, polegające na:
Zakres kontroli: sprawdzenie zachowania celu projektu, definiowanego poprzez osiągnięcie i utrzymanie wskaźników rezultatu (określonych w decyzji o dofinansowanie lub umowie o dofinansowanie projektu). Zachowanie zasad informacji i promocji projektu oraz poprawności przechowywania dokumentów. Kontroli podlegać będzie zakres rzeczowy zrealizowanego projektu. Występowanie podwójnego finansowania, zwłaszcza w kontekście możliwości zmiany statusu podatnika podatku VAT. Zaistnienie okoliczności powodujących możliwość odzyskania przez beneficjenta podatku VAT, który stanowił wydatek kwalifikowalny w okresie realizacji projektu. Generowanie dochodu w projekcie po jego ukończeniu, który nie został uwzględniony.
Termin wizyty monitoringowej: po podpisaniu umowy o dofinansowanie w trakcie realizacji projektu.
Instytucja przeprowadzająca wizytę monitoringową: Instytucja, z którą została zawarta umowa.
Cel wizyty monitoringowej: wczesne identyfikowanie ewentualnych zagrożeń i nieprawidłowości, monitorowanie postępu w realizacji projektu, weryfikacja sposobu realizacji projektu w miejscu wykonywania zadań merytorycznych. Pomoc w rozwiązywaniu problemów zagrażających realizacji projektu w terminie.
Zakres wizyty monitoringowej: sprawdzenie postępu w realizacji wykonanych prac oraz czy produkty zostały dostarczone, usługi wykonane i roboty zrealizowane a obowiązki w zakresie informacji i promocji odpowiednio wypełniane.
Instytucja przeprowadzająca kontrolę: Instytucja, z którą została zawarta umowa, Instytucja Zarządzająca (IZ), minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego
Termin kontroli: kontrole mogą być prowadzone na etapie:
– weryfikacji wniosku o dofinansowanie projektu,
-weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność.
– realizacji kontroli projektu na miejscu.
Cel kontroli: krzyżowych programu jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach programu np. FEnIKS 2021-2027 a kontroli krzyżowych horyzontalnych jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków poniesionych równolegle np. w ramach FEnIKS 2021-2027 i FEPW 2021-2027.
Zakres kontroli: kontrola ta realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2014-2020. W trakcie tej kontroli sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz, bo jest prowadzona na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie dokumentów do weryfikacji.
Na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie projektu stanowi mechanizm prewencyjny, zapobiegający podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu o tym samym zakresie rzeczowym w ramach różnych działań/programów, zapobiegając w ten sposób podwójnemu finansowaniu. Weryfikacja, co do zasady, odbywa się w oparciu o oświadczenie o niewspółfinansowaniu projektu z innych instrumentów UE.
Podczas prowadzenia kontroli projektów na miejscu, kiedy należy obligatoryjnie weryfikować (dopuszcza się weryfikację na próbie dokumentów) prawidłowość opisu oryginału faktury w celu upewnienia się, że te same wydatki nie zostały uznane za kwalifikowalne w ramach różnych instrumentów wspólnotowych.
Projekt, jak każda działalność może być kontrolowany przez inne Instytucje przeprowadzające kontrole, np. Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Najwyższą Izbę Kontroli, Krajową Administracja Skarbową.
Kontrola projektów dofinansowanych z funduszy unijnych może mieć charakter planowy lub doraźny. Planowe kontrole odbywają się zgodnie z harmonogramem ustalanym na każdy rok obrachunkowy a doraźne kontrole przeprowadzane są po otrzymaniu sygnału o naruszeniach lub nieprawidłowościach w relacji projektu.
Pamiętaj ! Jeśli potrzebujesz wsparcia skontaktuj się z Punktem dla Przyrody.