Każdy, kto realizuje projekty finansowane z Funduszy Europejskich, ma obowiązek realizacji działań informacyjno-promocyjnych w projekcie.
Strategia komunikacji Funduszy Europejskich określa wytyczne w zakresie działań promocyjno-informacyjnych do każdego z programów w perspektywie finansowej na lata 2021–2027. Dokument zawiera m.in. założenia komunikacyjne, cele komunikacji, grupy docelowe, główny przekaz, zasady komunikacji oraz kanały i narzędzia do jej realizacji. Ponadto opisuje też reguły współpracy z instytucjami, które odpowiadają za działania komunikacyjne na rzecz innych instrumentów rozwojowych UE. Jest również źródłem wiedzy na temat działań promocyjnych i informacyjnych dla potencjalnych beneficjentów.
Szczegółowy opis obowiązków informacyjno-promocyjnych przedstawia „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji”. W podręczniku znajdują się informacje, które pomogą zaplanować działania informacyjno-promocyjne we wniosku o dofinansowanie oraz wypełnić obowiązki informacyjne w trakcie realizacji projektu.
Kolejnym dokumentem precyzującym zasady promocji i informacji jest „Księga tożsamości wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021–2027”. Określa ona, jak używać znaku Funduszy Europejskich, barw Rzeczpospolitej Polskiej i Unii Europejskiej. Księga zawiera również wytyczne, jak projektować oraz oznakowywać inne materiały: tablice, plakaty, strony internetowe itp. Na stronie Funduszy Europejskich można znaleźć i pobrać znaki do programów krajowych, a na stronie internetowej projektu każdego województwa – herby niezbędne do oznaczenia programów regionalnych.
